オフィスのコツ

オフィスのコツでは毎日のオフィスワークの中で起こる様々なトラブルや困ったことを解決するコツ、またより効率的に業務を進めるためのコツなど、様々なオフィスのコツをご紹介しています。

オフィスの書類を電子化・ペーパーレス化して経費を削減しよう!

毎日毎日、たくさんの資料や書類が作られるオフィス。最近、環境への配慮や経費削減の理由から、書類の電子化・ペーパーレス化が注目されています。

これまで紙で保管していた書類を電子化・ペーパーレス化することができれば、経費削減はもちろん、書類を保管するスペースも節約することができて一石二鳥ですよね。

書類の電子化…といっても、特別な機械は必要ありません!お使いの複合機を使って、簡単に書類の電子化が実現できるんです!今回は、複合機のスキャン機能を使った書類の電子化・ペーパーレス化の方法やポイントについてご紹介していきたいと思います。

ポイント1.書類の電子化・ペーパーレス化の方法とは?

書類の電子化・ペーパーレス化とは、これまで紙に印刷していた書類や資料をPDFなどの電子書類にし、ネットワーク上で閲覧・管理することを言います。ペーパーレス化によって、紙や複合機のプリントコスト削減を実現したり、検索性の向上やオフィススペースの有効活用など、さまざまなメリットを感じられます。

では、どうやって書類の電子化・ペーパーレス化を行うのでしょうか?
最近では、ペーパーレス化を請け負うサービスもあるようですが、経費削減のためにも自分たちで進めていきたいですよね。難く思えるかもしれませんが、複合機があれば、簡単にペーパーレス化が可能です!

[1] 電子書類の管理方法を明確にしよう!
ファイルの名前の付け方や、フォルダ分類など、事前にルールを明確化することで、オフィスのペーパーレス化をスムーズに進めることができます。(例:日付+種類(20160120_プレゼン資料))

[2]過去の書類・取引先からの書類をすべてスキャンしましょう!
ルールが決まったら、書類の電子化を進めていきましょう。専用のスキャナーを使う方法もありますが、複合機のスキャン機能でも電子化は可能です。最近の複合機ではスキャンのスピードも高速化しており、ストレスなく書類の電子化・ペーパーレス化を実現できます。

普段、コピーや印刷にしか使っていない方は、複合機のスキャン機能を確認してみてください。また、スキャナーとプリンターを導入している方で、機器が古くなってきた方であれば、スキャン機能が充実した複合機を選ぶことで、オフィスのスペースや管理の手間が削減できるのでお勧めです。

●コピー機・複合機を買い替えると、経費削減になることも!
コピー機・複合機の見直しについてはコチラをご参考ください!

ポイント2.電子化・ペーパーレス化したファイルを共有する方法は?

ペーパーレス化を成功させる上で、ポイントなるのがファイルの共有方法です。これまでは紙で印刷して、手渡し直接渡せましたが、電子書類になるとそうもいきません。この共有方法が面倒な手順になってしまうと「やっぱり紙の方がラクかも…」となってしまいます。

ここでもお勧めなのが“複合機の活用”です。
最新の複合機の中には高額な複合機でなくてもPDFなどに電子化したファイルを複合機から直接メール添付して特定の人に送信する(スキャン To メール)ことができる機種もあります。これなら紙の書類で共有するより早くて便利ですよね。

また、特定の人に共有したい場合は、閲覧権限を設定した共有フォルダに送信することで、素早く簡単に共有する(スキャン To フォルダ)ことができます。紙の時のような、一枚ずつ印刷をして、すべての人に配る…なんて必要はありません!

メールやフォルダへスキャンデータの共有

書類の電子化・ペーパーレス化を進める上でこだわりたいのが「スキャンのスピード」です。OKIの複合機(MC883/863/843)なら毎分50枚(カラー/モノクロ)の高速スキャンでオフィスの大量の書類も楽々スピーディーに電子化することができます。

また、電子書類をスキャン後に直接メールで送る「スキャン To メール」「スキャン To フォルダ」機能やスキャンした文書を自動で暗号化(パスワードの設定)する機能もついているので、情報管理の面でも安心です。(詳しくはコチラ
ペーパーレス化や経費削減を検討されている方は、ぜひ販売店にご相談ください!

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ポイント3.ペーパーレス化はみんなの協力が大切!

今回、ご紹介させていただいた通り、書類の電子化・ペーパーレス化はいろんな面でメリットがたくさんあります。しかし、多くの企業でペーパーレス化が進んでいない理由の一つが、社内への浸透の難しさです。

明確なルールとストレスのないスキャン機能で、社内のみなさんにペーパーレス化への理解を深めていきましょう。

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