オフィスのコツ

オフィスのコツでは毎日のオフィスワークの中で起こる様々なトラブルや困ったことを解決するコツ、またより効率的に業務を進めるためのコツなど、様々なオフィスのコツをご紹介しています。

オフィスワーカーのための仕事効率をアップする3つのコツ

効率よく仕事をこなす…ということは社会人において永遠のテーマですよね。仕事効率がアップすると、会社での評価があがる!給料があがる!早く家に帰れる!など、イイコト尽くし。というわけで、今日から実践できる仕事効率アップのためのちょっとしたコツをご紹介します。

コツ1.やっぱりコレが大事、スケジュール管理

仕事効率の代名詞と言えば、スケジュール管理。皆さんは手帳派?パソコン派?または、特にスケジュール管理していないって人もいるのでは?仕事を進めるにあたって、「何を・いつまでに」をきちんと把握することが大切です。

  • やらなければいけない作業を書き出す
  • 締切を書き出す
  • 実際に掛かる作業時間を書き出す
  • 期限はないがやっておくべき作業を書き出す

これだけでも、自分の仕事を把握することができます。
できれば、これは前日の退社時に行っておくことで、翌日の朝からすぐに仕事に取り掛かることができます。

コツ2.デスクとデスクトップを片付ける

皆さんは1日の中で、「アレどこいったかな~?」と何かを探している時間はありませんか?実は仕事の効率を下げているひとつがこの「探し物」なんです。ファイル・資料・データ・文房具など、仕事はいろんな種類の「物」が大量にあります。これらを、きちんとカテゴライズし、整理整頓しておくだけで仕事の効率は格段にアップします。

  • 毎日使う物・たまに使う物など使用頻度に分類
  • さらにそれらの物の定位置を決める
  • 大量にある物は日付・会社などカテゴライズして分類
  • いらない物はどんどん捨てる

シンプルですがこれだけでもOK。そして、整理が苦手な人におすすめしたいのが「とりあえずBOX」を作ること。どこに分類するか今はわからない、不要かどうか今はわからない…そんな物を一時的に保管するBOXやフォルダを用意しておくようにしましょう。そして、そのフォルダを定期的にクリーニングすることで、整頓された環境をキープすることができます。

「アレ?どこにあるんだー!」と無くなった瞬間、イラっとしがちなのが「印刷用紙」。皆さんは、オフィスのどこに用紙がしまってあるかすぐにわかりますか?実はこの用紙も、どこに置いてもいいのではなく、実は適切な置き場所があるんです。きちんと保管をしておくことで紙づまりの予防にもなるので、ぜひこちらもチェックしておいてくださいね。

●メンテナンスブック OKIの複合機(MC883/863/843)の給紙のコツとは? はこちら

コツ3.なぜ仕事効率アップが必要なのか?目的をつくる

仕事効率をアップし、それを成功させる上で大切なことは「継続する」ことです。そのためには、なぜ仕事の効率をアップさせる必要があるのか、自分なりの目的を持つことが大切になります。それは冒頭に記載したような、早く帰りたい!会社の評価を上げたい!など何でも構いません。

自分の目的を明確にすることで、継続へとつながり、実際に仕事の効率がアップしていくというわけです。なかなか実践し続けることは難しいことですが、明日から何か1つでも始めてみることからスタートしてみてください。

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